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打ちあわせメモ

 投稿者:松崎達哉メール  投稿日:2004年 5月16日(日)08時31分31秒
  第6回 大同窓会大同総会会議
日時 5月15日
場所 多士会館

1 名札について
 名札には、STAFFと名前でよい。カードサイズは名刺サイズとする。

2 当日参加スタッフ
 集合時間 目標 5:30集合、 6:00厳守
 堤君、中村君、古江君、工藤さん、上村さんの参加。
 北里さんは受け付けの間のみ参加、西村さんの参加時間変更
 当時のためにPCとプリンターを一台持ち込む
※参加ができない場合は、チケットを買ってくださいとお願いする。チケットを買ってもらったら、9時からの反省会にでも来てくれと言う。

3 当日運営
○写真 総会の写真も撮影する
○スタッフのサービスは必要に応じて、積極的に接客をする必要はない。
 但し、余った料理を他のテーブルに移すのは、ホテルの判断ではできない。
 若いテーブルへ食事を移すのは、テーブルウォッチ係が、コンパニオンに指示を出す。
 または、自分で運ぶ。
○ビールブースのビールの量は大した量ではないので、積極的にビールを配らないこと。
  (ビールブースは、コスト削減のためである。)
○バーにワインがある。余った場合返品出来ない。余った場合は反省会!!で飲むことになる。
○テーブル数は55テーブル。それぞれのテーブルに12人分の料理が乗る。
○会場の温度を冷やしておくと、ビールは減らない!!。→ほんとに冷やす?
○受付は、7時ぐらいに半分に縮小し、お手洗い側ドアを開ける。
○済々黌商店街(店主倉岡君)も積極営業展開。会場内でも販売を行う。
 販売用チラシを総会資料と一緒に配布する。
○インカムを10台借りる。 → 江田君の知り合いから。
○開会前に、映画関係者の宣伝を行う。 →
 ビデオ、プロジェクター等の機材を関係者が準備するのであれば、時間は提供する。
○4時が全体ミーティング
○誘導係の拡声器は、ホテル側より使用禁止。大声担当者!?ががんばる。
○受付にこられたお客様が、学年違いの受付に来られた場合は、臨機応変に対応。
 すいていれば廻ってもらう。人がいっぱいの時はその場で受付。
○受付に人が多く並んだ場合は、そこに人を投入する。
○当日のスタッフの服装はスーツ。商店街はハッピ。
○必要機材は事務局から車で搬入。この分の駐車場代は無料。
○新聞広告を打つか?もう間に合わない。
 事務局に話がある。
 テレビタ、ラジオ等に誰かいって宣伝するか。
○来賓・主催者・教職員受付の教職員は、済々黌出身の現役の済々黌の先生は、一般扱いであるので実際には教職員受付に済々黌の先生はいない。(校長・教頭は来賓)
○黌友会とは、済々黌の夜間部の組織であるので失礼のないように。
○最年長参加者は昭和8年の金子さんが最年長である可能性。7時現在で、確定するが、できる限りの対応をとること。
○現在の受付レイアウトでは、エレベーター→受付→会場入口の人の導線が、受付の位置で交差するので、混乱するのではないか。 → 受付位置を動かして一方向の流れが出来るよう変更。受付は動かしても記載台は動かさない。
○ロビー付近に済々黌青年会と済々黌カードの申込用ブースが出来る可能性がある。
○20日に、おなじ場所で小杉不動産の会議(800人)があるので受付の状態を確認するのによい。
○手持ちぶさたなスタッフを作らないように。小田君が全体を把握して、指示を出すこと。
次回打ち合わせ。
※19日水曜日 6:30から 多士会館
 
 

参加者名簿

 投稿者:松崎達哉メール  投稿日:2004年 5月14日(金)05時39分40秒
  人数名前旧姓時間
1西田 明子緒方2
2片桐 英夫2
3稲田稔丈2
4倉岡征宏2
5鶴山 幸樹2
6高田 浩次郎2
7西本 寛2
8小田 栄一2
9坂梨 昭弘2
10安部 洋子2
11岩永 一宏2
12立山智子2
13金澤 康次2
14松崎 達哉2
15江田 雅浩2
16三原 浩古西村3
17山中 大樹3
18楠本 久美子坂本3
19遠山 祥生3
20水本 誠也3
21宮本 美哉冨田4
22正木 ひとみ4
23小橋 圭子伊藤4
24奥田 信治4
25松本和也4
26石垣敏郎5
27井上義浩5
28西田 尚巳5
29松本  俊5
30坂井  誠5
31亀井敬子田中5
32古澤秀一5
33松尾 進一5
34友添 起代早野6
35岡 晃広6
36田尻 美奈子北里6
37重永 晴子6
38平井 秀明6
39田代 直美新6
40西 幸博6
41曽我 公一6
42池澤 滋6
43橋本 和明6
44友添 裕一?
45渡辺裕倫?
46上村 清美小野
47両角直明
48牧野 敬史
49衛藤 仁
 

第4回大同窓会メモ

 投稿者:松崎達哉  投稿日:2004年 5月14日(金)04時30分39秒
   第4回大同窓会打ち合わせメモ

日時 5月8日 午後5時から
場所 多士会館

 出席者
 正木 重永 楠本 富田 岩永 安部 立山 小田 金沢 鶴山 西本 江田 伊藤 片桐 稲田 曽我 倉岡 坂井 (もっといたと思いますごめんなさい。)松崎(記)

1 当日動員状況
 現在30名強しか集まっていない。最低でも50名は必要であるから。みんなで声をかけてください。
 九州内の同窓生リスト配布
 各クラスので電話する全員に対して全員電話すること。

2 チケット販売状況
 1,000枚程度販売、あと最低でも200枚は販売したい。

3 運営
○当日58会はスタッフ用の名札を着ける。
 名札は黄色いひも、名前の部分も黄色い紙を使用する。 
 名札ないに入れるタックシール作成は松崎。
○ビールブース
 アサヒビールは、スーパードライ以外の銘柄のビールを二種類ほど置く。
 58会でビールブースの管理は必要ない。
○託児所 
 託児所2名 6時オープン予定 5時半にも早くして可
 当日参加のスタッフで、お子さんを連れてくる方がいらっしゃれば、託児所のオープン時予定時間を早くすることはOK。
○受付等のレイアウト
 会費3000円組の受付を、おなじあたりに集めたらどうか?
 ※お金のやりとりは、全て会計で行う。会計のスタッフと場所の拡充。
 エレベータ・エスカレータから上がった人専用の誘導員が必要。
 ホテルの入口にも誘導員が必要ではないか?
○会場レイアウト
 場内にイスを置くと 座ってしまって 動かなくなるのではないか?
 運営本部はだれがいるのか?小田君は、必ず誰かいる。
○来賓受付
 来賓と教職員の違いは?
○司会に関するリクエストはあるか?
 

5月21日の参加者

 投稿者:松崎達哉メール  投稿日:2004年 4月25日(日)12時31分37秒
  開始時間クラス名前旧姓
21西田 明子緒方
22片桐 英夫
23倉岡征宏
24鶴山 幸樹
26小田 栄一
27安部 洋子
27岩永 一宏
27立山智子
29金澤 康次
211江田雅浩
310水本 誠也
41正木 ひとみ
42小橋 圭子伊藤
46奥田 信治
47松本和也
53石垣敏郎
55西田 尚巳
57松本  俊
65岡 晃広
65重永 晴子
66西 幸博
?9牧野 敬史
?9松尾 進一
?9衛藤 仁
 

4月17日打ちあわせないよう

 投稿者:松崎達哉メール  投稿日:2004年 4月18日(日)07時28分46秒
  第3回済々黌大同窓会打ち合わせメモ

日時:4月18日 午後6:00~8:00
場所:多士会館
参加者:松本、岩永、小田、金澤、倉岡、楠本、江田、立山、安部、西本、奥田、重永、坂井、片桐、曽我、松崎(記)
 ※参加者の間違いがあったら教えてください。

1 会計について
 会計は当日、集まったお金の集計が大変です。

2 運営について
 小田君が所用により欠席のため、片桐君より説明。
宴会場平面図、受付の場所、席次等の説明
 会場は、ホテル日航 5階
 ◎大同窓会会場
  大宴会場 阿蘇(1500平方メートル)
  テーブルは全部で56卓で計画中 食事はあたり一卓28000円
  座席があるのはいっぱい座らせる必要がない、29~30年卒業までイスがある。
本日、提示した座席配置図には、座席番号29、30のS37~38卒業生のところに椅子が配置されているが、これは記入間違いである。
  椅子はできるだけ増やさない。→来年以降の会場が狭いことを勘案して。
  学年を指定しないフリーテーブルは作らずに、会場後方両サイドに椅子をおく。
   → フリー席は料理がないのでクレームになる(日航より)。
 ◎運営本部 スミレ アヤメ
 ◎託児所 ゆり   畳6枚準備 
 ◎同窓会総会及び二次会 中宴会場 天草(600平方メートル)

 ディスプレイは、吊り看板のみ? → 現状はこれで行く予定。
小田君を中心に運営会議で検討する。

3 総務・営業について
 営業
 ●学年代表へのチケット挨拶の電話について
  昭和10年 川上さん 動けないので学年代表を交代したい。 ※
  昭和12年 6枚販売
  昭和13年 チケットがない ※
昭和16年 代表の交代
  昭和26年 40枚以上
  昭和29年 14枚
  昭和30年 販売が難しい
  昭和33年 連絡がとれない
  昭和34年 20枚
  昭和35年 40枚
  昭和36年 当日精算する
  昭和41年 25枚
  昭和43年 10枚
  昭和46年 10枚
  昭和47年 20程度
  昭和48年 15枚
  昭和49年 50枚 
  昭和51年 15程度
  昭和54年 クラスにばらまいたので、販売数が把握できない山田
  昭和60年 5枚
  昭和63年 4枚
  平成元年 学年代表が連絡が取れないため、坂本さんの弟にお願いする。

  チケットの販売数について聞いていない学年には、来週からチケット販売数の確認の  電話を行う。次回会議で集計。
  販売数は分かった時点でメーリングリストで流してください。
 ●職域
済々黌58会が直接、各職域に販売している分についても、チケット販売数の確認を行う。
  熊本テルサ サトカタさんに松崎が持ってゆく。
  鶴屋は西本君が担当(松原君)取る。
  熊本ファミリー 担当 友添
 
  現在連絡が出来ていない、職域済々黌同窓会へのチケットの販売
  肥後銀行  早川さん    担当西本君
  郵政局   合志京助さん    倉岡君
  税理士会            西本君?
  NEC     橋口ひろのり    江田君
  NHK              片桐
  九州産交  山隈君       阿部さん
  九州財務局 河喜多さん     奥田君
  熊本大学  上田さん      江田
  農協              片桐
  森林管理局 清田さん      片桐
  九州電力  佐野さん      岩永君


 総務 
  当日の動員について
参加者の名簿作って、松崎が流す。また学年名簿が必要な人については、松崎までメールで連絡してください。
手伝ってくれる人でメールアドレスをお持ちの人には、アドレスを聞いてください。
 

その他
 当日の運営について、もう少し詰める必要があるので、委員長会議と運営の会議を別途行う。日時は、メーリングリストで流します。手の空いてる方も、ご参加下さい。

次回 
 5月1日以降毎週土曜日午後5時から多士会館で実施。

※松崎が多用のため、営業(チケット販売数のとりまとめ)を、片桐君と変わることになりましたが、片桐君も忙しいためどなたか手伝っていただけないでしょうか。
以上
 

4月3日打ち合わせ内容

 投稿者:松崎達哉メール  投稿日:2004年 4月 6日(火)00時42分28秒
   第2回済々黌大同窓会打ち合わせ(メモ)
 日時:4月3日 午後6:30~
 場所:多士会館  
 参加者 片桐、小田、重永、坂本、水本、江田、岩永、立山、西口、曽我、鶴山
   倉岡、稲田、松崎(記)

1 大同窓会の運営について
 ①当日のスケジュール案・座席の配置・スタッフの役割分担についての案の説明
 →自分たちのもてなしの心とは何だろうか?自分たちの特徴を出せないか。
  現状では、シンプルな形の同窓会になる。但し、未来志向という面で若手が参加 しやすい形になる。
 ・・・・・・・何か意見のある人は、具体的な案をメーリングリストで流してください。
 ②今年も応援団演舞を行うのか?
 →要検討 次回会議までに、態度を決める必要がある。・・・江田君決定のほどよろ しく
 ③託児室は、昨年と同様に実施(外注)。
  女性専用のケーキのサービスは未定。
 →託児室の利用は昨年度3名程度
 ④会場が十分広いので、済々黌資料館等から何か借りてきて展示するようなブース があってもいいんじゃないか?
 →効果は疑問? 何がある?

2 総務・営業について
 ①済々黌58会の組織作り
  不明者への連絡 
  →HP等を利用して適宜実施。同窓会名簿は松崎が管理
  大同窓会への協力の呼びかけ
  →郵便での呼びかけでは人が集まっていない。
   大同窓会当日は、最悪で50名以上必要。余裕を持って100名程度。
   銀行員等現金に強い人も必須
   会議参加者で、同級生に電話をかけて依頼する。(皆さんよろしく))
   当日参加者のリストは、松崎が集計して適宜状況をメーリングリストで報告する。
   次回会議で、勧誘者リストを作る必要がある。
 ②チケットの販売
  チケットの販売目標
  →昨年の販売数が1200枚 
   今年は会場が広くなる分コストが上昇するので1400枚程度は売りたい。
  販売状況の集計
  58会での販売状況(職域)の確認
  同窓会各学年担当者への電話連絡
  (1)第一次ごあいさつの電話(~4/17)
   各学年代表にチケット販売お世話になりますという挨拶の電話
  (2)第二次販売状況の問い合わせ(4/18~24)
   販売状況の問い合わせ
   ・・・・以下ゴールデンウィーク明け、大同窓会直前に販売状況を問い合わせる。
   問い合わせ結果は、松崎までご報告下さい。
   この結果を基に、会場のテーブル配置等を決める。
   割り当て
   楠本(S8~S15)、松崎(s16~s20四、s37~s40)、片桐(S21S22H2~H4H6H10H13)、稲田(S23.24S25S27S29S30S57)、江田(S26S41S43S46~S48S50)、曽我(S31~33)、倉岡(S34~36)鶴山(S42S44S45)岩永(S49S59~H1)立山(S52~S56)西口(H5H7~H9)重永(H12141516)
 皆様よろしくお願いします。

3 会計からの報告
チケットの入金状況等
次回 4月17日午後6時から 多士会館

※次回からチェックリストの作成と、各項目の責任者を決定する必要がある。
 営業の中心を松崎がやることになっているが、副をお願いすることになっていた本田勝義くんと、西田君が実質動けない。どなたかに、とりまとめのお願いする必要がある。
 

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